Trzeci dzień miesiąca. Księgowa dzwoni po raz drugi: brakuje faktur za części z dwóch hurtowni, zestawienia sprzedaży i wyjaśnienia trzech przelewów od klientów, których nie da się przypisać do żadnej faktury. Właściciel warsztatu obiecuje dostarczyć wszystko wieczorem. Wieczorem okazuje się, że jedna faktura została w aucie, druga przyszła mailem na prywatną skrzynkę, a przelewy to zaliczki od klientów, które nikt nigdzie nie zapisał. Do północy siedzi nad papierami, a w następnym miesiącu wszystko powtarza się od nowa.
Współpraca warsztatu z księgową rzadko bywa problemem kompetencji którejkolwiek ze stron. Najczęściej to problem obiegu dokumentów.
Jakie dokumenty krążą między warsztatem a księgową
- faktury sprzedaży wystawione klientom firmowym,
- raporty z kasy fiskalnej dotyczące sprzedaży dla osób prywatnych,
- faktury zakupowe za części, materiały i usługi,
- wyciągi bankowe i potwierdzenia wpłat, w tym zaliczek,
- dokumenty kadrowe – listy obecności, rozliczenia premii,
- umowy leasingowe, ubezpieczenia, rachunki za media i najem.
Każda z tych grup dokumentów ma swój rytm i swoje źródło. Chaos bierze się zwykle stąd, że wszystkie lądują w tej samej szufladzie albo w kilku różnych skrzynkach mailowych, bez żadnego porządku.
Najczęstsze problemy i ich przyczyny
| Problem | Typowa przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Brakujące faktury zakupowe | Faktury przychodzą na różne adresy e-mail lub zostają w autach dostawczych | Jeden firmowy adres do faktur, odbiór faktur ustrukturyzowanych z jednego miejsca |
| Nieprzypisane przelewy | Klienci płacą bez tytułu lub zaliczki nie są ewidencjonowane | Numer zlecenia w tytule przelewu, ewidencja zaliczek przy zleceniu |
| Rozbieżności w sprzedaży | Część sprzedaży zapisana w zeszycie, część w programie | Jedno źródło danych o sprzedaży |
| Dokumenty dostarczane w ostatniej chwili | Brak stałego terminu przekazania | Ustalony dzień przekazania, na przykład do piątego każdego miesiąca |
| Pytania księgowej o szczegóły | Brak opisu, czego dotyczy faktura | Krótki opis lub powiązanie faktury zakupowej ze zleceniem |
Prosty system w pięciu krokach
- Jeden firmowy adres e-mail tylko do faktur, podany wszystkim dostawcom.
- Jedno miejsce na papierowe dokumenty – pudełko lub segregator na bieżący miesiąc.
- Numer zlecenia w tytule przelewu dla klientów płacących przelewem.
- Stały dzień w tygodniu, w którym dokumenty są porządkowane i skanowane.
- Stały termin miesięczny przekazania dokumentów księgowej, uzgodniony z biurem.
Te pięć zasad nie wymaga żadnego programu ani dodatkowych kosztów. Wymaga tylko konsekwencji, która w warsztacie bywa najtrudniejsza, bo zawsze jest coś pilniejszego niż papiery.
Papier, skany czy system – porównanie
Najstarszy model to papier: segregator z fakturami przekazywany księgowej co miesiąc. Działa, ale wymaga fizycznego przekazania, a dokumenty bywają gubione w drodze. Drugi model to skany lub zdjęcia dokumentów wysyłane do biura rachunkowego – szybsze, choć wymagające porządku w nazewnictwie plików i pilnowania, żeby nic nie umknęło.
Trzeci model opiera się na systemach: faktury zakupowe pobierane z jednego miejsca, sprzedaż generowana z programu, w którym prowadzi się zlecenia, i zestawienia eksportowane jednym kliknięciem. Księgowa dostaje komplet danych, a warsztat nie musi niczego przepisywać. Wymaga to jednak wybrania narzędzi, które ze sobą współpracują.
Dla wielu warsztatów to moment, w którym przejście z papieru na system w warsztacie zaczyna mieć sens nie tylko dla mechaników, ale też dla księgowości. Warto przy wyborze programu zapytać księgową, jakie dane i w jakim formacie byłyby dla niej najwygodniejsze.
Faktury zakupowe powiązane ze zleceniami
Księgowa często pyta nie tylko o samą fakturę, ale też o to, czego dotyczy. Faktura z hurtowni na kilkanaście pozycji części bez żadnego opisu to dla biura rachunkowego zagadka, a dla warsztatu – utracona wiedza o tym, czy części zostały sprzedane klientom z narzutem, czy leżą na półce. Warsztaty, które przy przyjęciu dostawy zapisują, do których zleceń trafiły poszczególne części, mają podwójną korzyść: księgowa nie dopytuje, a właściciel widzi, ile realnie zarabia na częściach.
Nie trzeba do tego od razu rozbudowanego magazynu. Wystarczy na początek dopisek numeru zlecenia przy pozycjach faktury albo zdjęcie faktury dołączone do zlecenia, którego dotyczy.
Zaliczki od klientów – osobny problem
Przy droższych naprawach warsztaty często pobierają zaliczkę na części. Jeśli zaliczka trafia na konto bez opisu albo jest przyjmowana gotówką bez dokumentu, na koniec miesiąca staje się zagadką. Zaliczki mają też swoje zasady podatkowe, więc warto je ewidencjonować od razu: przy zleceniu, z datą, kwotą i sposobem płatności, a dokument potwierdzający wydawać klientowi zgodnie z przepisami, które wskaże księgowa.
Najczęstsze pytania
Czy księgowa może mieć dostęp do programu warsztatowego?
W wielu programach można założyć jej osobne konto z ograniczonymi uprawnieniami, na przykład tylko do zestawień sprzedaży. To oszczędza czas obu stronom.
Jak długo przechowywać dokumenty warsztatu?
Dokumenty księgowe przechowuje się przez okres wymagany przepisami podatkowymi, zwykle co najmniej pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Szczegóły dla konkretnej firmy warto potwierdzić z księgową.
Co zrobić z paragonami za drobne zakupy?
Zbierać je w jednym miejscu i fotografować na bieżąco, zanim wyblakną. Paragony termiczne potrafią stać się nieczytelne już po kilku miesiącach.
Dobra współpraca z księgową zaczyna się od porządku po stronie warsztatu. Jedna szuflada, jeden adres e-mail i jeden stały termin potrafią zmienić koniec miesiąca z koszmaru w rutynę.
